Chấn chỉnh tình trạng yêu cầu nộp bản sao chứng thực đối với các giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính

Trong thời gian qua trên địa bàn tỉnh còn phát sinh tình trạng yêu cầu xuất trình, nộp bản sao có chứng thực tại một số cơ quan, đơn vị và địa phương (kể cả tại cơ quan nhà nước, cơ sở giáo dục, trường học, công ty, doanh nghiệp,…). Đặc biệt, một số đơn vị tự xác định giá trị sử dụng của bản sao có chứng thực chỉ trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày cấp bản sao có chứng thực, không chấp nhận việc sử dụng bản sao điện tử. Đây là những việc làm chưa đúng quy định pháp luật về chứng thực, tạo thêm áp lực công việc cho đội ngũ công chức tư pháp cấp xã trong thực hiện thủ tục cấp bản sao chứng thực (nhất là vào các đợt nộp hồ sơ tuyển sinh, nhập học, tuyển dụng lao động…), đồng thời, gây khó khăn cho người dân, tăng thêm chi phí về thời gian và đi lại, gây lãng phí cho xã hội.

Để chấn chỉnh tình trạng trên, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Lãnh đạo UBND các huyện, thành phố Long Khánh, thành phố Biên Hòa:

1. Tiếp tục tổ chức quán triệt, tuyên truyền có hiệu quả nội dung Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ đến công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị và nhân dân tại địa phương với nội dung cụ thể như sau:

– Bản sao có chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Pháp luật chứng thực không quy định về thời hạn giá trị sử dụng bản sao có chứng thực, bản sao điện tử. Do đó, bản sao có chứng thực, bản sao điện tử chỉ hết giá trị và không thể sử dụng khi việc chứng thực bản sao đó không đúng quy định pháp luật hoặc bản chính đã có sự thay đổi thông tin, nội dung.

– Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao (không được yêu cầu bản sao có chứng thực) nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

– Bản chính điện tử của các loại giấy tờ (như Giấy khai sinh điện tử, Giấy chứng nhận kết hôn điện tử, trích lục hộ tịch điện tử, văn bản điện tử của cơ quan nhà nước, hóa đơn điện tử,…) và Bản sao điện tử có giá trị sử dụng trong các giao dịch điện tử, dịch vụ công trực tuyến và lưu trữ hồ sơ điện tử.

2. Tăng cường kiểm tra cách thức tiếp nhận hồ sơ của công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị, địa phương tại bộ phận “Một cửa”, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, khuyến khích người dân nộp bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu khi thực hiện thủ tục hành chính hoặc nộp bản sao điện tử khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến, các loại hồ sơ lưu trữ điện tử.